Automatización e hiperautomatización, un nuevo modelo de colaboración

De acuerdo con Gartner la hiperautomatización será una de las tendencias clave durante 2020 y siguientes años. 

Mientras la automatización utiliza tecnología para realizar tareas que alguna vez hicieron los humanos, la hiperautomatización se ocupa de la aplicación de tecnologías avanzadas, incluida la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (Machine Learning), para automatizar cada vez más los procesos y aumentar a los humanos. La hiperautomatización se extiende a través de una gama de herramientas que pueden automatizarse, pero también se refiere a la sofisticación de la automatización (es decir, descubrir, analizar, diseñar, automatizar, medir, monitorizar y reevaluar).

Pero RPA (desatendida o mediante cobots o robots en colaboración) no solo permite reducir costes, permite que los recursos humanos puedan enfocarse y acometer las labores que generan valor añadido.

En cualquier despliegue de RPA es imprescindible establecer expectativas claras de lo que estas herramientas pueden hacer y cómo la organización puede usarlas para apoyar la transformación digital 

Qué es Automatización de Procesos

La capacidad que permite realizar un trabajo complejo basado en reglas de forma automatizada y autónoma o supervisada, al interactuar con cualquier aplicación de software o sitio web de la misma manera que lo haría un ser humano.

Los robots manipulan y se comunican con los sistemas y las aplicaciones de la empresa para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los trabajadores. El software de Automatización Robótica de Procesos se diferencia de otras soluciones de automatización gracias a su flexibilidad y capacidad para integrar flujos de trabajo de forma eficiente, en muchas áreas de las empresas.

Las herramientas RPA imitan el trabajo de una persona (manual en los estados más básicos). Mediante la utilización de una combinación de tecnologías de interacción con la interfaz del usuario se consigue sustituir las tareas más repetitivas y de menor valor añadido de un trabajador humano. 

Hay diferentes Tecnologías que permiten un abanico amplio de opciones, desde la más inmediata y simple, a la más sofisticada:

• Se utiliza para procesos con datos/acciones estructurados
• Se basa en reglas
• Se realiza con robots virtuales que siguen instrucciones
• Permite prestar los servicios habituales, ahorrando costes y minimizando el riesgo de error

• Básicamente imita actividades humanas que no son rutinarias pero basadas en juicios
• Con capacidades (básicas o avanzadas) de aprendizaje, por algoritmos de machine learning, que permiten mejorar en la ejecución

• Algoritmos avanzados de Inteligencia artificial (IA)

En las aplicaciones básicas el software (el robot o bot) interactúa con los sistemas de la misma manera que lo haría un usuario humano, ejecutando acciones en otros sistemas o interpelando a los mismos, escribiendo, tocando botones. A medida que avanza la tecnología y las organizaciones están más maduras puede llegar a ser una tecnología que se integra en profundidad y puede ser una solución de automatización de ciertas partes del negocio más completa.

Acciones más habituales donde RPA interviene con éxito:

• Abrir correos electrónicos y archivos adjuntos
• Acreditarse en aplicaciones corporativas
• Pedir datos a otros sistemas
• Mover archivos y carpetas
• Rellenar formularios
• Copiar y pegar
• Leer en bases de datos
• Escribir en bases de datos
• Extraer datos de documentos
• Seguir reglas de decisión basadas en condicionales 

Cuando puede ser necesario RPA

• Cuando se utiliza un alto número de sistemas independientes o hay un volumen alto de transacciones
• Cuando hay cantidades importantes de trabajo manual
• Cuando hay errores frecuentes debidos a la manualidad
• En determinados sectores para la gestión de inventarios y procesamiento de pedidos

Beneficios de la Automatización de Procesos

• Operación 24X7: aumentando el rendimiento ya que los robots trabajan noches, fines de semana y no se toman descansos ni se van de vacaciones.
• Eficiencia: reduce costes pues pocos robots son capaces de hacer el trabajo de muchas personas
• Rapidez:  reduce la carga de trabajo pues los robots pueden manejan las tareas 4-5 veces más rápido que las personas
• Calidad: elimina errores pues los robots pueden entregar resultados mucho más precisos
• Foco: aumenta el compromiso de los empleados pues les permite centrarse en las actividades de mayor valor añadido, dejando a los robots las tareas más repetitivas y de baja aportación de valor

La automatización robótica de procesos puede hacerse de forma atendida o desatendida o incluso mediante una combinación de ambas. 

La Automatización “Atendida” permite:

• Asistencia a los agentes con guias en las llamadas y flujos automatizados
• Apoto a las decisiones
• Desencadena flujos desatendidos
• Agrega supervisión humana a procesos automatizados

La Automatización Robótica “Desatendida” permite:

• Sin intervención humana
• Alto volumen de gestiones, procesos de bajo valor
• Calidad, predictibilidad, escalabilidad y rapidez
• Satisfacción de empleados y clientes

La combinación de ambas permite la colaboración eficiente entre las personas y los robots, consiguiendo mucha más calidad, rapidez y disminución de errores.